Langkah-langkah membuat surat massal (Mail Merge) di Ms. Word 2007

Di dalam dunia kerja surat menyurat adalah sesuatu hal yang sangat penting dan dilakukan secara continue.. Dalam artikel kali ini saya akan membahas tentang Mail Merge di Word 2007.

Mail Merge adalah fitur aplikasi word processing yang digunakan untuk membuat banyak dokumen dalam satu template. Isi dokumen tersebut diambil dari sumber data terstruktur (database).

Dalam Microsoft Word, fitur mail merge dapat digunakan untuk membuat label yang berisi nama dan alamat penerima surat.
Dengan mail merge, seseorang tidak perlu membuat label surat dengan template yang sama berulang-ulang, melainkan cukup memasukkan data nama dan alamat penerima surat yang diimpor dari database.

Kita langsung saja ke langkah-langkah membuat Mail Merge di Word 2007.

Langkah pertama adalah kita membuat data master dulu di word 2007 yaitu membuat Isi Surat

Untuk Yth dan Di biarkan kosong dulu karena akan di isi dengan fungsi dari mail merge. Langkah selanjutnya sikahkan klik Mailings >>>>> Start Mail Merge

Langkah selanjutnya klik/pilih Letter seperti gambar dibawah ini

Setelah itu klik/pilih Select Recipient >>>>>>> Type New List

Maka akan Muncul menu seperti di bawah ini

Di Menu New Address List silahkan pilih Customize Column

Di Menu Customize Address List silahkan pilih Delete untuk menghapus Field Name disisakan dua Field Names

Setelah tersisa 2 Field Name Silahkan rename ke 2 Field name yang tersisa menjadi seperti yang dibawah

Setelah selesai silahkan klik ok, maka kita akan kembali ke menu

Silahkan masukan nama dan alamat ke dalam menu diatas minimal 3 orang

Setelah selesai memasukan nama dan alamat klik OK, maka akan muncul menu untuk menyimpan data yang telah kita buat, masukan nama filenya tanpa menggunakan spasi terus klik ok

Letakan kursor di sebelah Yth, silahkan klik Insert Merge Field >>>>>> pilih Nama sehingga di sebelah Yth muncul field name <<nama>>, Setelah itu lakukan hal yang sama untuk memunculkan field name <<alamat>>